照片、文档和电影，备份要分开安排

分类是为了决定投入，不是先整理漂亮的文件夹

先判断资料丢失的代价，再决定给它安排什么保护。刚开始不用移动相册库、重命名全部文件，或者建立复杂的目录树。尤其是由应用管理的资料，不应为了分组直接改变文件位置；逻辑上列清单即可。

这篇以普通照片、视频和文档为例。应用数据库、索引、权限和容器状态另列依赖，不能从“原文件有副本”推导应用整体可恢复。

案例：同样 4 TB，预算可以先保护哪部分

假设一个家庭有下面这些资料，数字用于演示安排方法：

第一组与第二组合计 1.5 TB。若想先备份全部 4 TB，外置介质和云空间都要按完整范围安排；若先覆盖重要的 1.5 TB，就应在清单上明确其余 2.5 TB 尚未被这项任务覆盖。

“以后能重新下载”也要核查：原来源是否仍可访问、版本是否还在、是否有自己编辑的字幕或元数据。原创作品、购买凭证和花很长时间整理的内容，不能因为放在电影文件夹里就自动判为不重要。

第一步：盘点时只记五件事

为每组记下名称、大小与统计日期、资料来源、正在修改的程度、丢失后的替代办法。没有精确大小时可写范围和待核查项，不必上传私人文件。

如果手机与电脑有同一批照片，注明它们是同一内容的不同位置。若电脑上的副本来自持续双向同步，还要标记删除/覆盖是否可能传播，不能直接把它当独立备份。

第二步：把“希望不丢”写成具体目标

可以先用两个问题表达：最多接受损失多久的新内容？发现错误时，希望能退回多久之前？

本例可以采用以下初始目标，之后用实际运行验证：

每天安排任务，只是配置，不是对最大损失一天的保证。比如外置盘只在周末接入，平日每天的计划并不会凭空生成副本。要么调整连接方式，要么把实际可接受的间隔写清楚。

第三步：给每组资料画出取回路径

最简单的记录可以是：家庭照片的工作资料在 NAS；版本备份在外置盘；重要部分还在异地目的地。然后问，原 NAS 不可用时，能否从另一设备取得需要的内容。

同一 NAS 两个文件夹可能覆盖某些操作误差，但共同依赖整机。另一设备也可能共用地点、电源和管理账户。你需要的是知道这些共同依赖，而不是只计算“看见几份”。

独立目的地如何选择，见外置盘、云端与另一台设备的比较。没有目的地时先标“未安排”，不要把计划写成已经执行。

第四步：把安排变成任务和检查

1. 在已有备份软件中逐项选择来源，检查隐藏的排除规则与是否包含视频。
2. 核查目的地容量、历史保留和需要的访问条件；不要把全部工作盘容量直接当备份占用。
3. 给任务取能看懂范围的名字，例如“重要照片文档到外置盘”，便于之后排查。
4. 等首次任务结束，查看成功、失败、跳过项目和实际版本日期。
5. 先从照片、视频、文档各取一个代表性样本，恢复到新位置并打开。
6. 在本地清单记录最后成功时间、最近演练时间与未覆盖项。新增相册来源或换设备后再核查范围。

以上是操作目标，不是统一按钮说明。软件不支持所需版本、排除项含义不清或任务失败时，停在该项查官方说明，不通过随意放宽权限来完成清单。

容量也应按组计算

本例重要资料每年增加 0.4 TB，三年后预计 1.5 + 0.4 × 3 = 2.7 TB。它只是最新状态的规划量，历史版本与备份仓库开销另算；不要因为主 NAS 的目标是 7 TB，就认为每份备份都必须和它完全相同。

如果资料由相册应用管理，还应记录“原片、数据库/索引、用户设置分别怎样备份”。例如 Immich 明确区分原片文件与数据库备份。本文的普通文件演练不会验证相册人物分类、共享关系或应用启动。

做完后，你应当能指出：哪组资料受什么保护、多久有一份可用版本、怎样取回，以及哪里仍是空白。然后再进入版本与空间预算，而不是急着购买更多硬盘。